Tham gia Hội thảo là các cán bộ, chuyên viên của Viện và năm chuyên gia hợp tác với Viện, hiện đang là giảng viên của một số trường Đại học tại Hà Nội. Hội thảo tiếp tục hướng tới mục tiêu nâng cao năng lực cho Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch trong việc xây dựng đề xuất cho các dự án dựa trên những bài học điển hình tốt. Do đó, thảo luận và làm việc nhóm là những hoạt động chủ đạo trong Hội thảo này.

Có hai cách tiếp cận được chuyên gia Martin Fontanari áp dụng trong Hội thảo. Một là cung cấp các thông tin cụ thể về một điểm đến, sau đó các thành viên chia nhóm để tiến hành việc đề xuất xây dựng một dự án cho điểm đến đó dựa trên một khung dự án mẫu do chuyên gia cung cấp, sau đó chuyên gia sẽ đưa ra nhận xét và trình bày bài học điển hình tốt từ chính một dự án thành công đã được thực hiện cho điểm đến này. Hai là chuyên gia trình bày một bài học điển hình tốt trước, sau đó các nhóm sẽ áp dụng các phương pháp học được để xây dựng các dự án khác có nội dung liên quan đến các dịch vụ mà Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch có thể cung cấp trong tương lai.

Từ Hội thảo này, các thành viên được chia sẻ kinh nghiệm từ chính những bài học đã thành công trong thực tế tại Đức, Luxemburg... Bên cạnh đó, họ còn được tập huấn về phương pháp xây dựng dự án theo cách chuyên nghiệp, từng bước cụ thể và thực tế và có thể áp dụng một cách linh hoạt vào điều kiện của Việt Nam.